KOMUNIKASI BISNIS

Pengertian Komunikasi

Komunikasi bisnis adalah proses berbagi informasi antara orang di dalam dan di luar bisnis. Komunikasi bisnis yang efektif adalah cara karyawan dan manajemen berinteraksi untuk mencapai tujuan bisnis. Tujuannya adalah untuk meningkatkan praktik bisnis dan mengurangi kesalahan.

Komunikasi bisnis termasuk ke dalam kategori ilmu terapan. 

Semua aktivitas yang terorganisir dalam suatu perusahaan bergantung pada proses komunikasi bisnis. Ini dapat berupa apa saja mulai dari komunikasi manajerial hingga komunikasi dengan vendor bisnis Anda.

Jenis-Jenis Komunikasi Bisnis

•  Komunikasi Internal ke Atas

Komunikasi bisnis internal ke atas adalah komunikasi yang berasal dari bawahan ke manajer atau individu dengan adanya hierarki perusahaan. Setiap pemimpin harus memungkinkan informasi mengalir ke atas agar memiliki pemahaman yang benar tentang operasi bisnis.

Komunikasi ke atas internal biasanya mencakup survei, umpan balik, formulir, dan laporan yang disampaikan karyawan kepada manajer atau pemimpin tim mereka. Misalnya, laporan pemasaran dapat menyertakan statistik seperti total pengunjung situs web, keterlibatan media sosial, atau total prospek yang dihasilkan. 

• Komunikasi Internal ke Bawah

Komunikasi internal ke bawah mengalir dari atasan ke satu atau lebih bawahan. Jenis komunikasi ini bisa dalam bentuk surat, memo atau arahan verbal.

Saat berkomunikasi dengan karyawan, pemimpin harus menjaga komunikasi tetap profesional dan jelas. Contoh dari jenis komunikasi ini dapat mencakup memo tentang prosedur operasi perusahaan baru seperti persyaratan keselamatan dan peraturan baru.

• Komunikasi Bisnis Internal Lateral

Komunikasi internal lateral terjadi di antara karyawan di tempat kerja. Saat ini, ada banyak cara karyawan dapat berkomunikasi: chatting, pesan, email.

Jenis komunikasi ini dapat berada di dalam atau di antara departemen dan itu terjadi lebih teratur daripada jenis komunikasi lainnya. Selain itu, seringnya komunikasi di antara karyawan memainkan peran penting untuk keterlibatan dan produktivitas karyawan. 

4. Komunikasi Eksternal

Komunikasi bisnis eksternal adalah setiap komunikasi yang terjadi dengan pihak luar seperti pelanggan, prospek, vendor, atau mitra. Tidak seperti semua jenis komunikasi internal, komunikasi eksternal terjadi secara kurang teratur. 

10 Alasan Kenapa Komunikasi Bisnis Penting untuk Keberhasilan Bisnis

1. Meningkatkan Keterlibatan Karyawan

Menurut penelitian yang dilakukan oleh Ragan, komunikasi kepemimpinan adalah faktor komunikasi internal teratas yang harus dilakukan oleh bisnis. Tim perlu saling mendukung, melatih dan mengingatkan para pemimpin dalam bisnis untuk berkomunikasi. Hal ini akan sejalan dengan meningkatnya statistik keterlibatan karyawan.

2. Menghilangkan Komunikasi yang Tidak Diperlukan

Dalam sebuah bisnis, biasanya email digunakan untuk segala sesuatu mulai dari permintaan komunikasi, pemberian feedback karyawan, laporan pekerjaan, penugasan, komunikasi dengan pelanggan dan pemasok, undangan meeting, pembagian dokumen, pemberitahuan dari HRD tentang berbagai kegiatan bisnis dan pemberitahuan ulang tahun. 

Menurut penelitian yang dilakukan oleh Radicati Group, rata-rata perusahaan menghabiskan 25 persen dari hari kerja untuk berkomunikasi melalui email. Baik dengan pelanggan atau dengan karyawan. Padahal, hanya sebagian kecil dari email yang masuk ke kotak masuk yang langsung orang buka. Orang menyaring email-email penting berdasarkan pengirim atau subjek. Selain itu, banyak email yang orang terima sama sekali tidak relevan bagi orang tersebut. 

Komunikasi bisnis membuat strategi bisnis agar menghilangkan masalah komunikasi-komunikasi yang tidak begitu penting seperti kelebihan email.

3. Menghilangkan Silo komunikasi

Terlalu banyak konten yang tidak relevan sering menghasilkan silo informasi . Silo komunikasi adalah suatu keadaan ketika sebuah tim atau departemen berbagi tugas umum tapi berdasarkan pada kekuasaan dan status dari kelompok mereka. Mereka cenderung enggan berbagi sumber daya dan ide dari departemen atau bagian lain. 

Mereka menyelesaikan permasalahan dengan solusi yang mereka kembangkan sendiri. Padahal, berbagai masalah yang mereka hadapi seringkali saling berkaitan dengan kinerja dan masalah di departemen lain.Komunikasi bisnis internal yang tepat dan penggunaan alat komunikasi yang tepat sangat penting untuk menghilangkan tantangan ini. 

4. Meningkatkan Produktivitas Karyawan

4 dari 5 karyawan percaya bahwa komunikasi bisnis internal yang efektif membantu kinerja pekerjaan mereka .Dengan informasi yang berlebihan, karyawan sering menghabiskan terlalu banyak informasi dengan mencari konten yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan mereka. 

Selain itu, rata-rata karyawan menghabiskan 2,5 jam setiap hari untuk mencari informasi yang dibutuhkan. Setiap bulan, ini mengakibatkan banyak jam kerja yang hilang begitu saja untuk menemukan sesuatu yang seharusnya ada di ujung jari karyawan. 

5. Meningkatkan Komunikasi antar Departemen

Tanpa strategi komunikasi yang tepat, sangat sulit untuk menjaga komunikasi antar departemen yang efektif dalam perusahaan. Agar karyawan menjadi lebih produktif, mereka harus dapat berkomunikasi dan berkolaborasi dengan mudah.Misalnya, research departmentAnda harus berada di halaman yang sama dengan marketing team Anda, dan business office Anda harus sejalan dengan IT department.

6. Meningkatkan Komunikasi dengan Karyawan Work From Home

Kini work from home sedang menjadi solusi atas pandemi. Mungkin saja ini adalah cara kerja yang akan berkelanjutan walaupun pandemi telah berakhir. Global Mobile Workforce Forecast Update memperkirakan lebih dari 40% dari penduduk di dunia yang harus bekerja pada tahun 2022. Apalagi di negara maju seperti AS, angkanya bisa segera mencapai 75% . Kemungkinan pekerja work from home akan lebih besar dibanding sebelumnya.

Ini berarti jenis komunikasi, kepemimpinan, dan pendekatan manajemen baru diperlukan. Koordinasi antar perbedaan zona waktu, Berkoordinasi lintas zona waktu, silo informasi, dan mengatasi kendala bahasa dan budaya hanyalah beberapa tantangan komunikasi yang dihadapi tim terpencil. Selain itu, jarak sering mempersulit anggota tim untuk merasa seperti tim.

Komunikasi bisnis internal yang lebih baik dapat memiliki dampak positif yang signifikan pada bagaimana tim work from home untuk berkolaborasi dan merasa menjadi bagian dari bisnis. 

7. Mengurangi Turnover Karyawan

Perusahaan dengan karyawan yang lebih terlibat dan puas menikmati tingkat turnover yang jauh lebih rendah. Untuk menarik dan menjaga generasi milenial dan generasi muda di tempat kerja, pengusaha harus memastikan agar karyawannya mendapat informasi tentang apa yang relevan dengan pekerjaan mereka. 

Di sisi lain, terlalu banyak informasi yang tidak relevan sering menyebabkan stres, pelepasan, frustasi dan, dengan itu, retensi karyawan lebih rendah. 

8. Meningkatkan Upaya Berbagi Pengetahuan

Salah satu tujuan utama yang ingin dicapai oleh perusahaan dengan berinvestasi dalam komunikasi internal adalah untuk meningkatkan praktik terbaik berbagi pengetahuan. Di dunia di mana karyawan terus tumbuh dan mempelajari hal-hal baru, pebisnis perlu mengaktifkan berbagi pengetahuan yang mudah di dalam bisnis mereka. 

Tanpa strategi komunikasi internal yang diatur dengan baik, berbagi pengetahuan dan pengetahuan bisnis akan terganggu. 

9. Meningkatkan Kepuasan dan Retensi Pelanggan

Komunikasi bisnis yang lebih baik juga berarti kepuasan pelanggan yang lebih baik . Jika ada komunikasi yang buruk dalam suatu bisnis, dua hal terjadi ketika datang ke layanan pelanggan dan kepuasan. 

Pertama, karyawan dalam peran yang menghadapi pelanggan tidak akan memiliki informasi yang mereka butuhkan. Kedua, pelanggan akan merasakan rendahnya semangat kerja karyawan dan memiliki pengalaman negatif terhadap bisnis Anda.

Bahkan, satu penelitian menemukan bahwa sikap karyawan memiliki dampak signifikan terhadap kepuasan pelanggan, yang kemudian menghasilkan peningkatan pendapatan.

 10. Membangun Budaya Bisnis yang Lebih Baik

Akhirnya, strategi komunikasi bisnis yang tepat sangat penting untuk membangun budaya dan lingkungan tempat kerja yang lebih baik. Perusahaan yang berkomunikasi secara transparan dan terbuka memiliki atmosfer kerja yang lebih sehat, motivasi dan kepuasan karyawan. 

Di sisi lain, organisasi yang mengabaikan komunikasi bisnis sebagai sarana untuk meningkatkan budaya tempat kerja, menderita karena keterlibatan rendah, tingkat turnover tinggi dan rendahnya tingkat kepuasan karyawan dan pelanggan.